Nguyên tắc chung để bạn làm tốt kế toán thuế là: Mọi khoản doanh thu, chi phí đều được ghi nhận và giải trình được từ hồ sơ và sau đó là chứng từ kế toán, đảm bảo không trái với pháp luật về thuế. Hãy cẩn trọng và hiểu một cách tường tận các khoản chi phí không được trừ cũng như điều kiện ghi nhận chi phí tính thuế theo luật thuế và văn bản hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây, xin gợi ý và hướng dẫn bạn một số trình tự, thủ tục, nghiệp vụ kế toán thuế đối với doanh nghiệp thương mại thuần túy. (có bao gồm xuất nhập khẩu).
PHẦN 1: HƯỚNG DẪN TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ - TRÌNH TỰ - CHỨNG TỪ
1. Nghiệp vụ mua hàng – nhập kho
- Đề nghị mua hàng + đánh giá nhà cung cấp (Lần đầu)
- Hợp đồng mua hoặc đơn đặt hàng (P/O)
- Phiếu giao hàng/Phiếu xuất kho của người bán
- Phiếu nhập kho khi hoàn thành giao nhận, có đủ chữ ký
- Hoá đơn tài chính + UNC hoặc phiếu chi hoặc SEC chi trả
- Giấy nhận nợ hoặc biên bản ghi nhận công nợ phải trả
Đảm bảo đề nghị mua hàng, hợp đồng đã được ký duyệt – Nhận hàng thì lập phiếu nhập kho, ghim cùng biên bản/phiếu giao hàng nếu có – Tiếp nhận và kiểm tra hoá đơn – Tiến hành thủ tục thanh toán và lập phiếu thanh toán hoặc nhận nợ. Lưu trữ thành bộ.
2. Trả lại hàng mua
- Biên bản ghi nhận rủi ro khi giao nhận hàng (nếu có): rủi ro khi cân kiểm thiếu thừa số lượng, rủi ro nhãn mác – bao gói, rủi ro chất lượng – phẩm cấp khi kiểm nghiệm.
- Xác nhận với người có trách nhiệm bên giao hàng
- Biên bản điều chỉnh hoá đơn/Biên bản huỷ hoá đơn
- Hoá đơn + Phiếu xuất kho xuất trả hàng
Biên bản ghi nhận rủi ro phải ghi rõ lý do không nhận hàng hoặc lý do trả lại, có chữ ký xác nhận của người giao hàng hoặc người có trách nhiệm của bên bán. Hoàn thành đồng bộ các thủ tục còn lại, ghim và lưu thành bộ.
3. Nghiệp vụ bán hàng – xuất kho
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng theo mẫu bán hàng
- Phiếu xuất kho ghi giá bán kiêm phiếu giao hàng
- Hoá đơn giá trị gia tăng theo từng lần giao hàng
- Phiếu thu hoặc giấy báo có
- Giấy nhận nợ hoặc biên bản ghi nhận công nợ phải thu
- Phiếu xuất kho ghi giá vốn (Nội bộ)
Đảm bảo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã được phê duyệt và ghi rõ ràng các điều khoản về số lượng, đơn giá, giá trị, địa điểm giao nhận hàng. Phiếu xuất kho giá bán đối chiếu với hợp đồng. Khi giao nhận hàng đảm bảo người nhận hàng ký nhận để xác nhận về số lượng, đơn giá, quy cách. Lập hoá đơn chính xác và đối chiếu chi tiết thông tin bên mua.
4. Hàng bán bị trả lại, đổi hàng
- Biên bản ghi nhận rủi ro khi giao nhận hàng (nếu có): rủi ro khi cân kiểm thiếu thừa số lượng, rủi ro nhãn mác – bao gói, rủi ro chất lượng – phẩm cấp khi kiểm nghiệm.
- Xác nhận với người có trách nhiệm bên nhận hàng, biên bản làm việc – đàm phán về giải pháp khắc phục (nếu có).
- Biên bản điều chỉnh hoá đơn/Biên bản thu hồi huỷ hoá đơn
- Hoá đơn + Phiếu xuất kho hàng bán trả lại của người mua
Biên bản ghi nhận rủi ro phải ghi rõ lý do không nhận hàng hoặc lý do trả lại, có chữ ký xác nhận của người giao hàng và người có trách nhiệm nhận hàng bên mua. Hoàn thành đồng bộ các thủ tục còn lại, ghim và lưu thành bộ.
5. Công cụ dụng cụ - Chi phí trả trước
- Hợp đồng mua hoặc đơn đặt hàng (P/O)
- Phiếu giao hàng/Phiếu xuất kho của người bán
- Phiếu nhập kho khi hoàn thành giao nhận, có đủ chữ ký
- Hoá đơn tài chính + UNC hoặc phiếu chi hoặc SEC chi trả
- Giấy nhận nợ hoặc biên bản ghi nhận công nợ phải trả
- Biên bản bàn giao công cụ/thiết bị đưa vào sử dụng
- Bảng phân bổ giá trị công cụ dụng dụng/chi phí trả trước
Ghi nhận là công cụ dụng cụ khi mua về với số lượng nhiều, nhập kho và xuất dùng nhiều lần. Mọi trường hợp mua công cụ dụng cụ dùng ngay thì hạch toán chi phí trả trước. Chi phí trả trước liên quan phân bổ trong 1 kỳ kế toán thì ghi nhận chi phí trả trước ngắn hạn, chi phí trả trước liên quan phân bộ hơn 1 kỳ kế toán thì ghi nhận chi phí trả trước dài hạn.
6. Tài sản cố định (Nội dung tổng thể, chi tiết theo từng trường hợp được hướng dẫn riêng dưới đây)
- Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao
- Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng
- Thẻ tài sản cố định
- Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản
Tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng, thời gian sử dụng trên 1 năm. Đối các khoản đầu tư không ở dạng hình thể vật chất như phần mềm, thương hiệu, quyền sử dụng đất thì hạch toán tài sản cố định vô hình.
6.1. Tài sản cố định góp vốn
- Biên bản họp hội đồng quản trị công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.
- Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.
- Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ
Nếu tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ thì thực hiện khấu hao hạch toán toàn bộ giá trị, tính vào chi phí thuế với giá trị khấu hao tương ứng với 1,6 tỷ. Nếu tài sản cố định không đủ hồ sơ pháp lý thì vẫn theo dõi hạch toán nội bộ, khi quyết toán thuế kế toán loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí – Chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế.
6.2. Tài sản cố định mua mới
- Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu
- Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản
- Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
- Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có
- Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty
- Chứng từ/biên lại nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)
Tập hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao, thuế gián thu vào nguyên giá tài sản cố định. Trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định thì hạch toán chi phí bình thường trong kỳ. Nếu việc mua tài sản có nhiều chứng từ trong nhiều thời gian thì tập hợp vào 241 trước khi chuyển sang 211.
6.3. Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định
- Bản vẽ kỹ thuật
- Dự toán chi phí và tiêu hao
- Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công
- Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu
- Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý – hợp lệ
- Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần
- Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành
- Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
- Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)
Tập hợp toàn bộ giá trị thuê gia công xây lắp, giá trị phát sinh về vật tư, nhân công do công ty chi trả, chi phí lãi vay, chi phí lắp đặt chạy thử, lệ phí đăng ký quyền sở hữu vào nguyên giá tài sản cố định. Quá trình phát sinh chi phí tập hợp vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, khi hoàn thành đưa vào sử dụng thì kết chuyển sang giá trị tài sản.
6.4. Tài sản cố định thuê hoạt động
- Hợp đồng thuê
- Hoá đơn tài chính
- Chứng từ thanh toán
- Biên bản giao nhận
Nếu chi trả định kỳ tháng thì từng tháng tính chi phí thuê vào chi phi hoạt động của bộ phận sử dụng. Nếu chi trả định kỳ nhiều tháng thì phân bổ giá trị tương ứng của tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.
6.5. Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán
- Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản
- Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản
- Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định
- Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được
- Chứng từ thanh toán theo hoá đơn
- Biên bản bàn giao tài sản cho người mua
Kết thúc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sản. Loại trừ tài sản khỏi danh sách tính khấu hao. Giá bán ghi nhận vào thu nhập khác vì mục đích mua tài sản để sử dụng, nay bán thanh lý thì không được hạch toán doanh thu. Các chi phí liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản ghi nhận chi phí khác, không tính vào chi phí hoạt động.
7. Hợp đồng lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
- Hợp đồng lao động theo mẫu của công ty
- Tính lương, thưởng theo quy chế lương và được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động về từng chỉ tiêu.
- Đảm bảo hồ sơ bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân
- Đăng ký lao động hoặc báo cáo danh sách lao động thời vụ cuối năm.
Tham chiếu theo quy chế lương, thưởng và chi trả quyền lợi cho người lao động.
Nếu thoả thuận với người lao động/chuyên gia là chi trả thu nhập NET thì kế toán thực hiện quy đổi thu nhập Gross để tính và chi trả thuế.
7.1. Lao động thường xuyên chính thức
- Hợp đồng lao động trên 3 tháng hoặc không xác định thời hạn
- Bản mô tả công việc, giao việc và tính lương + thu nhập
- Nghiệm thu công việc làm ngoài giờ hoàn thành
- Báo cáo công việc theo mẫu (tính từng tháng)
- Đăng ký lao động, bảo hiểm XH, bảo hiểm y tế, mã số thuế cá nhân, miễn trừ gia cảnh
Thực hiện riêng biệt nghiệp vụ tính lương vào chi phí tương ứng theo từng bộ phận. Bảng lương được phê duyệt thì lập phiếu lương và tiến hành chi trả. Khấu trừ các khoản bảo hiểm, thuế TNCN và trả chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động.
7.2. Lao động thời vụ, vụ việc
- Hợp đồng lao động thời vụ hoặc vụ việc + photo CMND
- Bản nghiệm thu công việc hoàn thành theo hợp đồng
- Bản cam kết tổng thu nhập trong năm chưa tới mức nộp thuế TNCN theo mẫu 23/TNCN đối với lao động thông thường và không chính thức làm việc tại cơ quan/doanh nghiệp khác.
- Bảng kê chi trả tiền công có chữ ký trực tiếp của người lao động được thuê.
Tính chi phí chi trả lao động thời vụ và vụ việc vào chi phí bộ phận tương ứng. Thực hiện chi trả và tạm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho mỗi lần chi trả có giá trị trên 1 triệu đồng, mức tạm khấu trừ 10% thu nhập. Trường hợp đã có bản cam kết theo mẫu 23/TNCN thì không khấu trừ thuế.Xem tiếp phần 2: Kiểm soát chi phí tính thuế TNDN theo từng tài khoản, khoản mụcXem tiếp phần 3: Hướng dẫn hạch toán tài khoản và ghi sổ kế toán thuếBiên soạn và hướng dẫn bởi Startup.edu.vn | Giữ toàn vẹn bản quyền, bạn cần ghi rõ nguồn khi đăng tải.
