Cách ghi hóa đơn khi sử dụng dấu “Bán hàng qua điện thoại” hoặc fax, mạng: vấn đề nhỏ nhưng hay phiền toái. Vậy nên làm thế nào?
Cũng không nhớ đây là lần thứ bao nhiêu, có học viên hỏi và nhờ trợ giúp về vấn đề xử lý hóa đơn khi mà bị khách hàng khăng khăng trả lại hóa đơn vì khi xuất hóa đơn, bạn này dùng dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” trên cả 3 liên ở tiêu thức “người mua hàng”. Lập biên bản hủy thì khách không chịu ký vì họ nói đó chẳng phải lỗi của họ và họ không hợp tác.
Vậy vấn đề ở đây là gì? Mời xem tiếp sau đây:
Theo quy định của Thông tư 39, khi bán hàng qua điện thoại, qua fax, qua mạng hoặc những trường hợp mà khách hàng không trực tiếp bán hóa đơn thì phải ghi rõ hoặc đóng dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” tại tiêu thức “Người mua hàng, ký và ghi rõ họ tên”. Thực tế thì nhiều trường hợp , dù mua hàng trực tiếp nhưng không đồng thời giao hóa đơn hoặc giao sau mà kế toán cũng thường sử dụng dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”. Điều đó như là một thông lệ, theo quy định và chẳng có gì sai. Nhưng vấn đề tác giả đề cập ở đây là: từ chuyện nhỏ vậy nhưng lại có thể mang lại sự phiền toái cho kế toán từ chính con dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”.
Trường hợp 1: Nếu khách hàng nhận hóa đơn mà không có ý kiến gì, cũng tiếp nhận hóa đơn bình thường thì hai bên cùng xem là OK. Cả 2 bên cùng sử dụng hóa đơn kê khai báo cáo thuế và hạch toán kế toán như bình thường ta vẫn làm.
Trường hợp 2: Khách hàng không chấp nhận ở liên 2 giao cho họ có dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” là họ hoàn toàn có lý của họ. Vì khi kế toán lập hóa đơn, liên 1, liên 3 (thường là 3 liên) là lưu tại gốc và kẹp chứng từ kế toán nội bộ cho nên tự do ghi / đóng trên đó “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”. Còn liên 2 giao cho người mua, trước sau gì họ cũng nhận được và họ tự ký trực tiếp vào tiêu thức “người mua hàng”.
Ở nội dung này, không hẳn là vấn đề đúng sai, mà ta nên làm thế nào cho tốt và tránh nguy cơ bị khách hàng trả hóa đơn.Lời khuyên là hãy thận trọng, đừng sử dụng dấu / hoặc ghi “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI” trên liên 2 – Liên giao khách hàng.
Cách làm có thể rủi ro bị trả lại hóa đơn
Cách nên làm khi lập và phát hành hóa đơn
Nếu lỡ ghi rồi, bị khách hàng trả thiên nên làm một trong các phương án sau:
- Thuyết phục khách hàng, nếu cần ký thì ký đè lên dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”
- Nếu không thuyết phục được khách hàng, thì lập biên bản thu hồi hóa đơn, nhờ họ ký.
- Nếu ngay cả khi lập biên bản thu hồi khách hàng cũng không ký giúp thì cứ thu hồi về, tự lập biên bản, tự ký và tiêu thức chữ ký của khách hàng thì ghi rõ “NGƯỜI MUA KHÔNG KÝ BIÊN BẢN”
- Nếu cuốn hóa đơn không ghim cố định gáy thì kế toán cứ thu hồi liên 2 hóa đơn về, xóa bỏ và lập hóa đơn khác thay thế.
Những trường hợp nào thường gặp rắc rối khách hàng không chấp nhận liên 2 hóa đơn có dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI”?
- Bán hàng, cung ứng dịch vụ và xuất hóa đơn cho cơ quan / doanh nghiệp nhà nước, của dự án có sử dụng ngân sách mà hóa đơn chứng từ đòi hỏi sự phê duyệt trực tiếp của các bên liên quan.
- Bán hàng, cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là doanh nghiệp HÀN QUỐC, NHẬT BẢN.
- Các trường hợp khách hàng khó tính khác.
Kết luận:
Khi lập hóa đơn, có dùng dấu “BÁN HÀNG QUA ĐIỆN THOẠI, FAX, QUA MẠNG…” thì chỉ nên ghi hoặc đóng dấu tiêu thức này ở liên 1, liên 3 (những liên của doanh nghiệp bán giữ lại), còn liên 2 giao người mua thì cứ để trống tiêu thức “người mua hàng”. Khi nhận hóa đơn, họ tự ký.
Chúc các bạn sức khỏe và làm tốt công việc của mình!
Bài viết hóa đơn khác, có thể bạn quan tâm:
Khấu trừ, hoàn thuế GTGT đối với hóa đơn đầu vào lập sai thời điểm và nguy cơ bị xử phạt khi bên bán hàng trì hoãn giao hóa đơn vì bị thanh toán chậm...
Comments: 0